A pandemia Covid-19 está a afetar organizações de todas as dimensões e em todos os setores – operacionalmente, financeiramente e ameaçando o bem-estar mental e físico dos colaboradores. As comunicações eficazes são fundamentais para navegar nesta crise. Este guia de orientação oferece orientações práticas sobre como se preparar e superar os desafios de comunicação a enfrentar — desde informar colegas a criar uma equipa detarefas contra o coronavírus — tanto na atualidade como no futuro.

  1. Seja autêntico. A forma como a sua organização responde à crise do coronavírus deve ser autêntica. Seja ao comunicar internamente ou externamente, certifique-se de que o que diz e como o diz, reflete os valores no coração do seu negócio e cultura. Para promover a consistência e a clareza, deve também identificar um grupo central de porta-vozes com credibilidade, experiência e confiança para comunicar em nome da organização.
  2. Seja transparente. Reconheça as suas responsabilidades para com os colaboradores, clientes e saúde pública. Isso significa abordar o que sabe, reconhecer o que não sabe e encorajar os colegas a seguirem sempre os conselhos de saúde pública. Seja honesto sobre as ações que está a tomar e explique sempre que é necessário fazer alterações em consonância com a situação que está agora em rápida evolução.
  3. Informe regularmente. Numa altura em que muitas das pessoas da sua organização se vão encontrar a trabalhar isoladamente, comprometa-se a fornecer informações regularmente. Mantenha-se focado na importância das atualizações de informação que prometeu e, idealmente, use mais do que uma plataforma para o fazer, como a intranet da empresa, as plataformas internas de redes sociais e email. Encoraje os colaboradores a falarem regularmente também, sempre que possível ,através de videoconferências para promover mais interações presenciais.
  4. Lide com os factos. Ao discutir a ameaça em evolução colocada pela Covid-19, partilhe somente detalhes e conselhos que venham de fontes credíveis, como a Organização Mundial de Saúde ou uma autoridade de saúde pública local. A menos que seja uma organização de saúde que trabalhe ativamente no coronavírus, evite comunicar informações médicas em nome de especialistas em saúde pública; em vez disso, direcione as pessoas para estas plataformas de informação de fontes credíveis. Nunca especule ou partilhe comentários não-qualificados.
  5. Priorize os seus colegas. Os seus colaboradores estarão a passar por uma fase de preocupação considerável, em torno da saúde, segurança, segurança no emprego e equilíbrio da sua vida profissional com as necessidades da família. Dê prioridade à sua equipa, proporcionando oportunidades frequentes para os colegas fazerem perguntas enquanto abordam proativamente as suas preocupações. Isto inclui estar atento e responder a anúncios de política externa que podem afetá-los, como o encerramento de escolas.
  6. Criar uma força-tarefa. Criar um grupo de trabalho interno para supervisionar os esforços de preparação, resposta e continuidade de crises. Isto deve incluir representantes de toda a organização, incluindo liderança executiva, comunicações, RH, finanças, instalações, operações, vendas e legalidade. O grupo de trabalho deve ser habilitado a tomar medidas decisivas e garantir que todas as equipas de liderança estejam totalmente alinhadas com os protocolos de resposta, bem como o conteúdo e o calendário dos anúncios.
  7. Plano de cenário. É vital planear antecipadamente uma estratégia de comunicação para os vários cenários potenciais do coronavírus. Exemplos são: um caso confirmado de Covid-19 dentro da sua organização, um surto maior numa comunidade onde opera, o cancelamento de eventos, encerramentos de instalações e escassez de produtos. O seu plano deve incluir o alinhamento de mensagens, identificar porta-vozes e concordar como e quando divulgar informações. Pode encontrar conselhos em torno de comunicar com públicos específicos no Centro Coronavírus Edelman.

Apenas para uso informativo; não deve ser considerado aconselhamento médico

A EDC é a Affiliate Partner da Edelman em Portugal. Consulte a notícia original da Edelman neste link