Como Orientar : o Colaborador & a Comunicação Interna

Tal como acontece com a gestão de qualquer questão de reputação, a forma como uma organização se envolve com a sua própria equipa durante a crise do coronavírus é crucial para a sua capacidade de navegar com sucesso. Abaixo, fornecemos algumas orientações práticas sobre como comunicar com os seus colegas da forma correta, no lugar certo, na hora certa.

1. Equilibre os factos com empatia. Embora seja importante comunicar de forma clara e concisa utilizando factos, isso não deve ser à custa da empatia. Muitas pessoas encontram-se agora a trabalhar isoladamente de colegas em circunstâncias desafiantes, como gerir o seu trabalho em torno da necessidade de cuidar dos seus filhos. Certifique-se de que as suas comunicações estão atentas às verdadeiras preocupações dos colaboradores e deixe sempre claro que o seu bem-estar físico e mental é a sua prioridade.
2. Mostre liderança. Os seus colaboradores vão querer saber que a liderança da sua organização controla a sua resposta à pandemia Covid-19. Garanta que os executivos séniores estão na vanguarda de todas as comunicações internas da empresa. Os líderes também devem estar completamente alinhados uns com os outros e com os recursos humanos sobre a evolução, políticas e procedimentos, e estar confiantes em discutir estas questões abertamente com os colaboradores.
3. Fale com clareza. Deve assegurar-se de que qualquer informação técnica ou científica seja claramente explicada, evitando sempre o calão e a especulação. Deve também considerar a forma como as mensagens podem alterar-se ligeiramente quando traduzidas para outras línguas. Ao fornecer informações sobre medidas de prevenção e proteção, não assuma que todos a irão compreender de imediato e garantam que mesmo os pareceres básicos sejam dados de acordo com a orientação de uma fonte credível, como a Organização Mundial de Saúde ou uma autoridade sanitária local.
4. Adapte-se para o seu público. Tal como os seus clientes, os seus colaboradores têm prioridades diferentes, diferentes funções de trabalho e diferentes formas de serem alcançados. Deve considerar segmentar colegas em grupos e adaptar as suas comunicações em conformidade. Por exemplo, o pessoal da vanguarda precisa de orientação e apoio diferentes dos que trabalham em funções de escritório central? Algumas pessoas têm mais propensão a ler informações na intranet da empresa, enquanto outras responderão melhor ao emmail?
5. Considere as necessidades locais. Esta é uma crise global, por isso, se a sua organização opera em vários países, é vital que fale com uma voz unificada, especialmente no que diz respeito às políticas e procedimentos da empresa. Dito isto, a situação é diferente para cada local, pelo que os comunicadores e gestores locais devem estar equipados e habilitados a tomar as medidas adequadas para a sua região ou mercado específicos, especialmente em caso de um surto local de Covid-19.
6. Lembre-se que a comunicação funciona de duas maneiras. Embora garantir um fluxo regular de informação da liderança para o resto da sua organização seja fundamental, igualmente importante é dar aos colaboradores a oportunidade de fazer perguntas, oferecer feedback e preocupações de voz. Isto pode ser feito através de conversas telefónicas regulares entre gestores e funcionários, através de canais online como a sua intranet da empresa e plataforma interna de redes sociais, ou por email. É uma boa ideia incentivar os colaboradores a falarem com frequência também, sempre que possível através de videoconferência para promover mais interações presenciais.
7. Esteja pronto para evoluir. Além de adaptar as suas mensagens a diferentes grupos e locais de colaboradores, deve estar pronto para evoluir com a crise. O impacto da pandemia Covid-19 em indivíduos, comunidades, empresas e países de todo o mundo está a mudar diariamente. É vital que se mantenha no topo destes desenvolvimentos e adapte o seu plano de comunicações dos colaboradores em conformidade. Aconteça o que acontecer, porém, sempre faça o apoio a quaisquer novos conselhos de saúde ou protocolos de segurança com sinalização clara para fontes de informação certificadas.

Apenas para uso informativo; não deve ser considerado aconselhamento médico

A EDC é a Affiliate Partner da Edelman em Portugal. Consulte a notícia original da Edelman neste link