Tal como acontece com a gestão de qualquer questão relacionada com a reputação, a forma como uma organização interage com a sua própria equipa durante a crise do coronavírus é crucial para a sua capacidade de ultrapassar esta situação com sucesso. A seguir, apresentamos algumas orientações práticas sobre como comunicar com os seus colegas da forma correta, no local certo e no momento certo.
Equilibre os factos com a empatia
Embora seja importante realizar a comunicação de forma clara e concisa, com base em factos, tal não deve ser feito em detrimento da empatia. Muitas pessoas estão agora a trabalhar isoladas dos colegas em circunstâncias difíceis, como, por exemplo, ter de conciliar o trabalho com a necessidade de cuidar dos filhos. Certifique-se de que as suas comunicações estão atentas às preocupações reais dos colaboradores e deixe sempre claro que o seu bem-estar físico e mental é a sua prioridade.
Demonstre liderança
Os seus colaboradores vão querer saber que a liderança da sua organização está a controlar a resposta à pandemia da COVID-19. Assegure-se de que os executivos de topo estão na linha da frente de todas as comunicações internas da empresa. Os líderes devem também estar totalmente alinhados entre si e com os recursos humanos no que diz respeito a desenvolvimentos, políticas e procedimentos, e sentir-se confiantes para discutir estas questões abertamente com os colaboradores.
Fale com clareza
Deve assegurar-se de que qualquer informação técnica ou científica seja explicada de forma clara, evitando sempre a utilização de jargão e especulações. Deve também ter em conta que as mensagens podem sofrer ligeiras alterações quando traduzidas para outras línguas. Ao fornecer informações sobre medidas de prevenção e proteção, não presuma que todos as compreenderão imediatamente e certifique-se de que mesmo os conselhos mais básicos são prestados de acordo com as orientações de uma fonte credível, como a Organização Mundial de Saúde ou uma autoridade de saúde local.
Adapte-se ao seu público
Tal como os seus clientes, os seus colaboradores têm prioridades diferentes, funções diferentes e formas diferentes de serem contactados. Deve considerar segmentar os colegas em grupos e adaptar as suas comunicações em conformidade. Por exemplo, será que o pessoal da linha da frente necessita de orientação e apoio diferentes dos que desempenham funções na sede? Será que algumas pessoas são mais propensas a ler informações na intranet da empresa, enquanto outras respondem melhor ao e-mail?
Tenha em conta as necessidades locais
Trata-se de uma crise global; por isso, se a sua organização opera em vários países, é fundamental que se pronuncie com uma voz única, especialmente no que diz respeito às políticas e procedimentos da empresa. Dito isto, a situação é diferente em cada local, pelo que os responsáveis pela Comunicação e os gestores locais devem estar preparados e ter autonomia para tomar as medidas adequadas à sua região ou mercado específico, especialmente no caso de um surto local de Covid-19.
Lembre-se de que a comunicação é bidirecional
Embora seja fundamental garantir um fluxo regular de informação da liderança para o resto da sua organização, é igualmente importante dar aos colaboradores a oportunidade de fazer perguntas, dar feedback e manifestar as suas preocupações. Isto pode ser feito através de conversas telefónicas regulares entre gestores e colaboradores, por meio de canais online, como a intranet da sua empresa e a plataforma interna de redes sociais, ou por e-mail. É também uma boa ideia incentivar os colaboradores a manifestarem-se com frequência, sempre que possível através de videoconferências, de modo a promover interações mais presenciais.
Esteja preparado para evoluir
Para além de adaptar as suas mensagens aos diferentes grupos de colaboradores e locais, deve estar preparado para acompanhar a evolução da crise. O impacto da pandemia da COVID-19 nas pessoas, nas comunidades, nas empresas e nos países de todo o mundo está a mudar diariamente. É fundamental que se mantenha a par destes desenvolvimentos e adapte o seu plano de Comunicação com os colaboradores em conformidade. Seja qual for a situação, contudo, acompanhe sempre quaisquer novas recomendações de saúde ou protocolos de segurança com indicações claras para fontes de informação certificadas.
Apenas para fins informativos; não deve ser considerado um conselho médico.
A EDC é o parceiro afiliado da Edelman em Portugal. Consulte aqui a notícia original da Edelman.
