Tal como na gestão de qualquer questão de reputação, a forma como uma organização interage com a equipa é crucial. Durante a crise do coronavírus, esta comunicação interna determina a sua capacidade de ultrapassar a situação com sucesso. A seguir, apresentamos algumas orientações práticas sobre como comunicar com os seus colegas. O objetivo é fazê-lo da forma correta, no local certo e no momento certo.
Equilibre os factos com a empatia
É importante comunicar de forma clara e concisa, com base em factos. No entanto, tal não deve acontecer em detrimento da empatia. Muitas pessoas estão agora a trabalhar isoladas dos colegas em circunstâncias difíceis. Por exemplo, podem ter de conciliar o trabalho com a necessidade de cuidar dos filhos. Certifique-se de que as suas comunicações estão atentas às preocupações reais dos colaboradores. Além disso, deixe sempre claro que o seu bem-estar físico e mental é a sua prioridade.
Demonstre liderança
Os seus colaboradores vão querer saber que a liderança da organização controla a resposta à pandemia da COVID-19. Por isso, coloque os executivos de topo na linha da frente de todas as comunicações internas da empresa. Os líderes devem também estar totalmente alinhados entre si e com os recursos humanos quanto a desenvolvimentos, políticas e procedimentos. Além disso, devem sentir-se confiantes para discutir estas questões abertamente com os colaboradores.
Fale com clareza
Explique de forma clara qualquer informação técnica ou científica, evitando sempre o jargão e as especulações. Deve também ter em conta que as mensagens podem sofrer ligeiras alterações quando as traduz para outras línguas. Quando partilhar informações sobre medidas de prevenção e proteção, não presuma que todos as compreenderão imediatamente. Além disso, certifique-se de que mesmo os conselhos mais básicos seguem as orientações de uma fonte credível. Pode tratar-se da Organização Mundial de Saúde ou de uma autoridade de saúde local.
Adapte-se ao seu público
Tal como os seus clientes, os seus colaboradores têm prioridades diferentes, funções diferentes e formas diferentes de serem contactados. Por isso, deve considerar segmentar os colegas em grupos e adaptar as suas comunicações em conformidade. Por exemplo, será que o pessoal da linha da frente necessita de orientação e apoio diferentes dos que desempenham funções na sede? Será que algumas pessoas são mais propensas a ler informações na intranet da empresa, enquanto outras respondem melhor ao e-mail?
Tenha em conta as necessidades locais
Trata-se de uma crise global. Por isso, se a sua organização opera em vários países, é fundamental que se pronuncie com uma voz única. Isto aplica-se sobretudo às políticas e procedimentos da empresa. Dito isto, a situação é diferente em cada local. Por esse motivo, deve preparar os responsáveis pela Comunicação e os gestores locais e dar-lhes autonomia. Assim, podem tomar as medidas adequadas à sua região ou mercado específico. Isto é especialmente importante no caso de um surto local de Covid-19.
Lembre-se de que a comunicação é bidirecional
Um fluxo regular de informação da liderança para o resto da sua organização é fundamental. No entanto, é igualmente importante dar aos colaboradores a oportunidade de fazer perguntas, dar feedback e manifestar as suas preocupações. Pode fazê-lo através de conversas telefónicas regulares entre gestores e colaboradores. Também pode usar canais online, como a intranet da empresa e a plataforma interna de redes sociais, ou o e-mail. Além disso, é boa ideia incentivar os colaboradores a manifestarem-se com frequência. Sempre que possível, recorra a videoconferências para promover interações mais presenciais.
Esteja preparado para evoluir
Além de adaptar as mensagens aos diferentes grupos de colaboradores e locais, deve estar preparado para evoluir com a crise. O impacto da pandemia da COVID-19 nas pessoas, comunidades, empresas e países de todo o mundo muda diariamente. É fundamental que se mantenha a par destes desenvolvimentos. Deve, por isso, adaptar o seu plano de Comunicação com os colaboradores em conformidade. Seja qual for a situação, contudo, acompanhe sempre as novas recomendações de saúde ou protocolos de segurança. Faça-o com indicações claras para fontes de informação certificadas.
Apenas para fins informativos; não deve ser considerado um conselho médico.
A EDC é o parceiro afiliado da Edelman em Portugal. Consulte aqui a notícia original da Edelman.
