A forma como uma empresa fala com as suas próprias pessoas molda tudo o resto: a eficácia com que uma mudança é implementada, a rapidez com que um problema é resolvido e, por fim, como esta é vista do exterior. Os colaboradores são o primeiro público de qualquer decisão e, frequentemente, a voz mais credível sobre a mesma. Este guia abrange os aspetos fundamentais para comunicar com a sua equipa: a mensagem certa, no local certo, no momento certo.
Equilibre os factos com a empatia
Comunique de forma clara e concisa, recorrendo a factos. No entanto, os factos por si só não são suficientes. As pessoas trabalham em contextos distintos, desde o escritório à fábrica ou em casa, e cada um tem as suas próprias pressões. Demonstre que compreende as suas preocupações reais. Quando uma decisão afeta os postos de trabalho, horários ou o bem-estar das pessoas, assuma-o abertamente e explique o que a empresa está a fazer a esse respeito.
Coloque a liderança na linha da frente
Os colaboradores querem saber que a liderança tem o controlo e está alinhada. Coloque os quadros superiores à frente dos anúncios internos importantes e certifique-se de que estão de acordo entre si e com os RH sobre as políticas antes de qualquer partilha. Um líder que consegue falar abertamente sobre uma decisão difícil conquista mais confiança do que um memorando polido.
Fale com clareza
Evite o jargão, siglas e especulações. Se as suas equipas trabalham em mais do que uma língua, verifique como cada mensagem é lida após ser traduzida. Nunca assuma que todos compreenderam um novo processo à primeira: repita o essencial e reforce as orientações importantes com uma fonte credível.
Adapte-se a cada público
Tal como os seus clientes, os colaboradores têm diferentes prioridades, funções e formas de serem contactados. Segmente-os e adapte a mensagem. As equipas da linha da frente precisam de informações diferentes das da sede? Algumas pessoas consultam a intranet enquanto outras apenas veem o e-mail ou um chat de equipa?
Pense global, aja local
Se opera em vários países, fale a uma só voz sobre as políticas globais da empresa. No entanto, cada localidade tem o seu próprio contexto, regras e cultura. Dê aos gestores e comunicadores locais a informação e a liberdade de que necessitam para adaptar a mensagem ao seu mercado.
Torne-a numa conversa
Um fluxo constante de informação por parte da liderança é importante, mas ouvir também o é. Ofereça aos colaboradores formas fáceis de colocar questões, dar feedback e expressar preocupações: reuniões de equipa, sessões individuais, inquéritos rápidos, a intranet ou canais sociais internos. Incentive as pessoas a manifestarem-se e mostre-lhes o que mudou graças ao seu contributo.
Esteja pronto para ajustar
Os planos mudam. Reveja o seu plano de comunicação interna regularmente e atualize as mensagens assim que a situação se altere. As pessoas perdoam uma mudança de rumo; o que não perdoam é o silêncio.
A cultura interna de cada empresa é única. Se necessita de um plano estruturado em torno da sua, consulte as nossas soluções de comunicação à medida.
Com base em orientações da Edelman. A EDC é a parceira afiliada da Edelman em Portugal.
